구매담당자라면, 절대 놓치면 안 되는 기업 지출증빙 4가지 서류?

거래처에서 물품을 사고 대금은 계좌이체로 보냈는데, 손에 남은 서류가 간이영수증 한 장뿐일 때가 있죠. 이 한 장을 지출증빙으로 올려도 되는지, 비용 처리는 되는지가 마음에 걸리고요.

구매담당자가 기억해 둘 기준은 하나예요. 건당 3만 원(부가세 포함)을 넘는 구매라면 지출증빙으로 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 네 가지 서류 가운데 하나를 받아 두는 거예요. 이 네 가지를 놓치면 비용이 인정되더라도 가산세가 따로 붙을 수 있거든요.

지출증빙으로 받아 둘 서류는 이 네 가지예요

네 가지를 다 받아야 하는 것은 아니에요. 어떤 거래였는지, 어떻게 결제했는지에 따라 그 건에 맞는 서류 하나가 정해지니까, 아래에서 우리 거래에 해당하는 줄을 찾으면 돼요.

1. 세금계산서
   부가가치세법에 따라 발급되는 거래 증빙이에요. 거래처가 발급해 주는 서류라서, 받는 우리 회사도 발급 기한 안에 들어왔는지 확인해 두어야 해요.

2. 계산서
   면세 재화·용역을 거래할 때 발급되는 증빙이에요. 산 물건이 면세 품목이라면 세금계산서가 아니라 계산서를 받으면 돼요.

3. 신용카드매출전표
   신용카드·직불카드·선불카드로 거래한 증빙이에요. 카드로 결제했다면 이 전표가 그 건의 지출증빙이 되니까 따로 버리지 말고 보관하세요.

4. 현금영수증
   현금영수증가맹점이 현금 거래 때 발급하는 전자 증빙이에요. 다만 회사 지출이라면 '지출증빙용'으로 받아야 해서, 이 부분은 아래에서 따로 다룰게요.

그러니 결제하기 전에 이 건은 네 가지 가운데 무엇으로 받을지부터 거래처에 말해 두세요. 결제를 마친 뒤에 서류를 다시 부탁하는 것보다 훨씬 수월하니까요.

간이영수증만으로도 괜찮은 경우도 있어요

모든 구매에 네 가지 서류가 필요한 것은 아니에요. 간이영수증이 괜찮은지는 서류 종류가 아니라 건당 금액에서 갈리는데, 건당 거래금액이 3만 원 이하이면 적격증빙을 받아야 하는 의무가 면제되거든요. 예를 들어 편의점에서 2만 원어치 사무용품을 샀다면 간이영수증만 있어도 위반이 아니에요.

반대로 3만 원을 넘는 거래에서는 간이영수증이 적격증빙이 될 수 없어서, 네 가지 서류 가운데 하나를 꼭 받아야 해요. 이때 3만 원은 부가세를 뺀 금액이 아니라 포함한 금액으로 판단해요.

그래서 견적서나 결제 금액을 볼 때는 부가세 포함 금액부터 확인하세요. 그 금액이 3만 원을 넘는다면 네 가지 서류를 챙겨야 하는 건이에요.

네 가지 서류를 놓쳤다면, 비용 처리는 될까요?

네 가지 가운데 하나도 받지 못했다고 곧바로 비용 처리가 막히는 것은 아니에요. '비용으로 인정되느냐'와 '적격증빙을 받았느냐'는 따로 따지기 때문에, 그 건에 어떤 자료가 남아 있느냐에 따라 결과가 세 갈래로 나뉘거든요.

간이영수증만 받고 대금을 계좌이체로 보낸 건은 가운데 줄에 가까워요. 이 줄의 2%는 증명서류 수취 불성실 가산세인데, 네 가지 서류를 받지 않은 데 붙는 것이라 비용이 인정되더라도 따로 남아요. 네 가지 서류를 놓치면 안 되는 까닭이 여기에 있어요.

맨 아랫줄까지 가는 것은 계좌이체 내역이나 계약서 등으로 거래 여부를 입증하지 못할 때예요. 그러니 간이영수증만 있는 건을 끝난 일로 두지 말고, 거래가 실제로 있었음을 보여 줄 자료가 남아 있는지 확인해 보세요. 어느 줄인지 판단이 서지 않으면 세무 담당자나 세무대리인에게 확인하면 돼요.

네 가지 서류가 없는 건은 이체내역과 견적서·주문서를 묶어 두세요

네 가지 서류를 받지 못했을 때 비용 인정을 받쳐 주는 것은 두 가지예요. 돈이 나간 기록과, 무엇을 왜 샀는지 보여 주는 거래 서류죠.

돈이 나간 기록은 회사 명의 계좌에서 이체하고 이체 확인증을 보관해 두면 갖춰져요. 계좌이체 내역이 대금 지급을 보여 주는 핵심 자료거든요.

거래 서류로는 거래명세서, 물품 공급 계약서, 주문서, 견적서, 거래처와 주고받은 이메일·메신저 대화를 챙기면 돼요. 견적을 받고 주문하는 동안 이미 오간 것들이니, 지우지 말고 건별로 모아 두세요. 건별로 모아 두는 까닭은 증빙이 미비하면 세무조사 때 사업 관련성 소명을 요구받을 수 있기 때문이에요. 그때 그 건의 서류가 한곳에 모여 있어야 바로 꺼내 보일 수 있고요.

그러니 이체 확인증과 거래 서류를 그 건의 간이영수증과 한 묶음으로 보관하세요.

네 번째 서류 현금영수증은 '지출증빙용'으로 받으세요

네 가지 서류 가운데 받고 나서도 한 번 더 확인해야 하는 것이 현금영수증이에요. 받았다는 사실만으로 끝나지 않고, 소득공제용과 지출증빙용 두 가지가 있어서 어느 쪽으로 받았느냐에 따라 쓰임이 달라지거든요.

소득공제용은 개인의 연말정산 목적으로만 쓰이고, 사업 관련 지출을 이렇게 받으면 부가세 공제를 받을 수 없어요. 그러니 현금으로 결제할 때는 사업자등록번호를 불러 주고 '지출증빙용'으로 발급해 달라고 말하세요.

소득공제용으로 받았어도 홈택스에서 바꿀 수 있어요

이미 소득공제용으로 받은 건이 있다고 해서 늦은 것은 아니에요. 홈택스의 '조회/발급 → 현금영수증 → 용도변경'에서 그 건을 조회해 변경을 신청하면 되거든요. 다만 해당 과세기간의 부가세 확정신고 전에 변경을 끝내야 하고, 사업 관련 지출임을 확인할 증빙도 함께 보관해야 해요. 그러니 지난 현금 결제 건 가운데 소득공제용으로 받은 것이 있는지부터 찾아보세요.

다음 구매부터는 물건값을 치르기 전에 부가세 포함 금액이 3만 원을 넘는지 보고, 넘는다면 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 가운데 무엇을 받을지부터 정해 두세요.

이 모든 번거로움을 해결하는 가장 쉬운 방법은

결제를 마친 뒤에야 네 가지 서류 중 받은 게 없다는 걸 알고, 이체내역과 견적서, 주문서를 다시 찾아 모으는 일은 생각만 해도 번거롭죠.

세모에서 거래하면 이 번거로움이 줄어들어요. 거래명세서를 비롯한 증빙 서류도 세모에서 받을 수 있거든요. 견적을 받는 일도 짧아져요. 사고 싶은 것을 한 번만 올리면 그 품목을 다루는 공급사들이 견적을 보내오고, 공급사가 단가를 등록해 둔 품목이라면 그 단가로 만든 견적서가 자동으로 나가니까요.

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세모는 구매담당자분들이 결제를 마친 뒤 증빙 서류를 두고 마음 졸이는 일이 없었으면 해요. 다음 이야기도 준비해 올게요!

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자주 묻는 질문

기업 지출증빙 서류에는 어떤 것이 있나요?

기업이 지출증빙으로 받아 둘 서류는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 네 가지예요. 건당 3만 원(부가세 포함)을 넘는 구매라면 이 가운데 그 거래에 맞는 하나를 받아 두세요.

거래명세서나 입금표도 지출증빙(적격증빙)으로 인정되나요?

적격증빙으로는 인정되지 않아요. 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 네 가지 외의 서류는 실제 거래가 있었더라도 적격증빙으로 인정되지 않거든요. 그래도 거래명세서는 거래 사실을 입증하는 서류로 쓰이니, 버리지 말고 이체내역과 함께 보관하세요.

영수증을 잃어버렸는데 비용 처리할 수 있나요?

영수증을 잃어버렸더라도 이체 내역과 업무 관련성을 입증할 서류가 있으면 비용 인정이 가능해요. 그러니 회사 계좌의 이체 내역을 먼저 찾아 두고, 그 지출이 어떤 업무였는지 보여 주는 보고서 같은 서류를 함께 묶어 두세요. 우리 회사의 그 건이 여기에 해당하는지는 세무 담당자나 세무대리인에게 확인하세요.

낼 세금이 없는 해에도 증빙 가산세가 붙나요?

붙을 수 있어요. 증명서류 수취 불성실 가산세는 산출세액이 없어도 적용되거든요. 그러니 낼 세금이 없는 해라고 증빙 받는 일을 건너뛰지 말고, 우리 회사에 실제로 얼마가 붙는지는 세무 담당자나 세무대리인에게 확인하세요.