거래명세서 세금계산서 차이, 명확히 설명할 수 있나요?

“물건이 들어온 날 업체에서 거래명세서 한 장을 받았는데
결재를 올리려니 회계팀에서 말하길, ‘이건 거래명세서고,
세금계산서는 따로 받아주셔야 해요’ 라고 하더라고요..

사실 저는 아직도 두 개가 무슨 차이인지 잘 모르겠어요”
-어느 공공기관 담당자의 하소연 중-

업체에 물어보자니 당연한 것을 모르는 사람처럼 보일까 싶고, 사수에게 묻자니 너무 사소한 질문 같아 머뭇거리게 돼요. 두 서류 다 같은 거래를 적은 건데, 하나만 있으면 안 되는 걸까요?

거래명세서 세금계산서 차이
두 서류는 각각 어떤 일을 해요?

한 줄로 말하면, 거래명세서는 무엇을 몇 개 받았는지 확인하는 서류이고, 세금계산서는 세금 신고와 비용 처리에 쓰는 법정 증빙이에요.

거래명세서에는 보통 품목·규격·수량·단가와 납품일자가 줄줄이 적혀 있어요. 물건을 받은 날, 주문한 대로 왔는지 하나씩 맞춰 보는 데 쓰라고 있는 서류예요.

세금계산서는 부가가치세법 제32조가 업체에게 발급하라고 정한 서류예요. 꼭 적어야 하는 건 두 회사의 등록번호와 상호, 공급가액과 세액, 작성 날짜뿐이라서, 품목과 수량은 빠져 있을 수도 있어요.

그래서 하려는 일에 따라 꺼내 보는 서류가 달라져요.

거래명세서만 받아 두면 비용 처리가 되나요?

안 돼요. 비용 처리도, 부가세 공제도 세금계산서가 있어야 해요.

회사가 비용의 증빙으로 받아 둬야 하는 서류는 법인세법 제116조 제2항에 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 네 가지로 정해져 있어요. 거래명세서는 이 네 가지에 들어가지 않아요. 네 가지가 각각 어떤 서류인지는 지출증빙 서류에서 볼 수 있어요.

부가세도 같아요. 부가가치세법 제39조는 세금계산서를 받지 않은 거래의 매입세액을 공제해 주지 않아요. 거래명세서에 세액 칸이 있어도 그걸로는 공제받을 수 없어요.

다만 부가세를 포함해 3만 원 이하인 거래는 증빙을 따로 받아 두지 않아도 돼요. 그보다 큰 거래라면 거래명세서를 받은 날 세금계산서도 함께 요청해 두면 돼요.

세금계산서를 받으면 거래명세서는 버려도 되나요?

거래명세서도 같이 받아 두는 편이 좋아요. 물건이 주문대로 왔는지는 세금계산서로는 확인하기 어렵거든요.

물건을 받으면 바로 확인해야 하는 이유도 있어요. 상법 제69조에 따르면 회사끼리 물건을 사고팔 때, 받은 쪽이 수량이 모자라거나 잘못된 걸 알고도 바로 알리지 않으면 나중에 대금을 깎아 달라거나 손해를 물어 달라고 할 수 없게 돼요.

공공기관도 마찬가지예요. 국가기관은 납품 통지를 받은 날부터 14일 안에 검사해야 하고, 조달청도 납품서류에 적힌 수량대로 왔는지 확인하는 일을 '검수'로 둬요. 그 납품서류가 바로 거래명세서예요.

물건이 온 날은 거래명세서로 맞춰 보고, 다음 달 10일까지 같은 거래의 세금계산서가 왔는지 확인하면 돼요. 한 달치를 모아 발급하는 세금계산서는 다음 달 10일까지 보낼 수 있거든요. 그날이 지나도 오지 않으면 세금계산서 발급 기한을 확인하고 업체에 다시 요청하면 돼요.

세모에서는 서류를 펼쳐 놓고 하나하나 맞춰 보지 않아도 돼요

거래명세서를 맞춰 보려면 처음에 무엇을 몇 개, 얼마에 주문했는지부터 찾아야 해요. 메일과 전화로 주고받은 견적이면 그 숫자를 다시 찾는 데만 한참 걸리고, 비슷비슷하게 생긴 서류를 번갈아 보다 보면 이게 그거 같고 저게 그거 같죠.

세모는 사고 싶은 것을 한 번 올리면 그 품목을 다루는 업체들이 견적서를 보내오는 견적 요청 서비스예요. 요청할 때 적은 품목·수량·규격부터 받은 견적서, 계약, 결제까지 그 업체와 나눈 채팅 하나에 카드로 차례대로 남아요.

그래서 거래명세서가 오면 메일함과 서류철을 뒤질 필요 없이, 그 채팅 하나만 열어 '얼마에 몇 개였는지'를 바로 확인하면 돼요. 업체가 단가를 등록해 둔 품목이면 견적서도 자동으로 나와서, 더 빨리, 더 정확한 견적서를 받을 수 있어요.

세모는 서류 두 장을 받을 때마다 어느 거래였는지 다시 찾는 일이 줄어들었으면 해요. 다음 이야기도 준비해 올게요.

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자주 묻는 질문

거래명세서는 세금계산서와 달리 법적 효력이 없나요?

세법이 정한 증빙은 아니지만, 거래의 증거로는 쓰여요. 분쟁이 생기면 세금계산서의 금액이 어느 거래에서 나왔는지 보여 주는 자료가 되거든요. 국세기본법 제85조의3은 거래의 증거서류를 5년간 보존하라고 정하니, 세금계산서와 같이 5년간 보관하면 돼요.

거래명세서 금액과 세금계산서 금액이 다르면 어떻게 하나요?

업체에 수정세금계산서를 요청하면 돼요. 금액이 사실과 다르게 적힌 세금계산서는 매입세액 공제를 받을 수 없어서, 실제 거래가 거래명세서 금액대로라면 세금계산서 쪽을 고쳐야 해요. 수정세금계산서도 발급 기한이 있으니 알게 된 날 바로 요청하는 편이 좋아요.

세금계산서를 못 받으면 가산세가 붙나요?

붙을 수 있어요. 소득세법 제81조의6은 증빙을 받지 않은 거래에 가산세를 매기되, 소규모사업자 등은 빼 줘요. 얼마가 붙는지는 사업자 유형과 금액에 따라 달라서 세무 담당자와 확인하면 돼요.

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