품의와 지출결의 차이? 구매 업무가 처음일 때 헷갈리는 결재 용어 5개!

구매 업무를 시작한 첫 주, 선임님의 말에 고개는 끄덕였는데 무슨 말인지 모르는 경우가 있어요. 기안, 품의, 지출결의, 전결, 후결. 하루에도 몇 번씩 듣는 말이긴한데, 뜻을 정확히 설명해 주는 사람은 없죠..

다시 묻자니 다들 아는 말 같고, 그렇다고 모른 채 넘어가자니 결재를 어디에 뭘 올려야 할지 막막할 수 있어요. 둘 다 결재인데, 왜 같은 물건에 두 번이나 올릴까요?

일단, 품의는 사기 전에 "이거 사도 될까요"를 묻는 결재이고
지출결의는 물건을 받은 뒤 "돈 나가도 될까요"를 묻는 결재예요.

이 두 결재만 구분해도 나머지 용어들은 쉽게 이해할 수 있어요.

구매 담당자가 자주 듣는 결재 용어 5개 총정리

다섯 용어 모두 결재를 언제 올리고 누가 하는지에 따라 이름이 달라져요.

기안과 품의는 뭐가 다를까요?

기안은 문서를 써서 올리는 행위이고, 품의는 그렇게 올리는 문서의 한 종류예요.

공공기관 문서 규칙을 정한 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정도 제8조에서 '문서의 기안'을 따로 다뤄요. 그래서 "품의 기안했어요?"나 "지출결의 기안 올렸어요?"처럼, 기안은 다른 말 앞에 붙어서 쓰여요. "기안 올려 주세요"라는 말을 들으면 어떤 문서를 올리라는 건지 함께 확인하면 돼요.

품의와 지출결의는 왜 따로 올릴까

묻는 시점과 묻는 내용이 다르기 때문이에요. 품의는 돈을 쓰기로 정하기 전에, 지출결의는 실제로 돈을 내보내기 전에 올려요.

품의에는 무엇을, 몇 개, 얼마에, 왜 사는지가 들어가요. 그래서 보통 여러 업체에서 받은 견적서를 붙여서 올려요. 공공기관은 금액에 따라 견적서를 몇 곳에서 받아야 하는지도 정해져 있어요.

지출결의는 물건이 도착해 검수까지 마친 다음에 올려요. 이때는 실제로 받은 물건과 금액을 보여 주는 서류가 필요해서, 거래명세서와 세금계산서를 붙이는 경우가 많아요.

공공기관은 이 두 단계를 법에서부터 나눠 둬요. 지방회계법은 계약처럼 돈을 쓰게 되는 행위를 '지출원인행위'(제29조)라고 부르고, 그 서류가 지출을 맡은 사람에게 넘어가야 돈이 나가도록(제31조) 정해 두었어요. 사기로 정하는 사람과 돈을 내주는 사람을 나눠 두니, 결재도 두 번 올라가요.

전결과 후결은 언제 써요?

전결은 기관장 대신 위임받은 사람이 최종 결재하는 일이고, 후결은 먼저 처리한 뒤 결재를 나중에 받는 일이에요.

후결은 회사에서 주로 쓰는 말이에요. 공공기관 규정에는 '후결'이라는 말 대신, 결재할 사람이 휴가나 출장으로 없을 때 직무를 대리하는 사람이 결재하고(대결) 중요한 문서는 나중에 보고하도록 되어 있어요.

급하다고 먼저 처리해도 되는 범위는 기관과 회사마다 달라서, 이건 선임에게 한 번 확인해 두면 좋아요. 몰라서 묻는 게 아니라 우리 규정을 묻는 질문이니까요.

품의에 붙일 견적서, 업체마다 전화하지 않아도 받을 수 있어요

결재 순서를 알고 나면, 첫 주에 가장 손이 많이 가는 일은 품의에 붙일 견적서를 모으는 일이에요. 어느 업체에 물어봐야 할지 모르면 예전 거래처 목록부터 뒤지게 되고, 받은 견적서는 업체마다 형식이 달라 견줘 보기도 어렵죠.

세모는 사고 싶은 것을 한 번 올리면 그 품목을 다루는 업체들이 견적서를 보내오는 견적 요청 서비스예요. 여러 업체가 보낸 견적서를 한 화면에서 견줘 볼 수 있고, 업체가 단가를 등록해 둔 품목이면 견적서가 자동으로 나와서 더 빨리, 더 정확한 견적서를 받을 수 있어요.

세모는 구매 업무가 처음인 분들이 용어 앞에서 멈추지 않고, 결재까지 한 번에 이어 갈 수 있었으면 해요. 다음 이야기도 준비해 올게요!

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자주 묻는 질문

품의와 지출결의를 한 번에 올릴 수는 없나요?

기관과 회사 규정에 따라 달라요. 공공기관은 계약처럼 돈을 쓰게 되는 행위와 실제 지출을 지방회계법에서 나눠 두고 있어서, 보통 단계마다 따로 올려요. 회사는 소액 구매처럼 두 결재를 합쳐 처리하는 곳도 있으니 내규를 확인하면 돼요.

품의서에는 무엇을 붙여요?

무엇을, 몇 개, 얼마에, 왜 사는지를 적고, 그 근거로 견적서를 붙여요. 견적서를 받았다면 금액에 부가세가 들어 있는지부터 확인해 두면 지출결의 때 금액이 어긋나지 않아요.

전결 규정은 어디서 찾아요?

공공기관은 위임전결 사항을 기관의 훈령이나 지방자치단체 규칙으로 정해 두고 있어서, 기관 내부 규정집에서 '위임전결'을 찾으면 돼요. 회사는 보통 '전결 규정'이나 '결재 규정'이라는 이름으로 두어요.

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